Upaya Pengembangan Sekretaris Propesional

1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional”

2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.

§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya


4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)

Posisi Sekretaris Dalam Manajemen

MANAGEMENT FOR SECRETARY (Manajemen Bagi Sekretaris)

Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris eksekutif tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris eksekutif harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris eksekutif dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris eksekutif yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional. SEKRETARIS EKSEKUTIF YANG EFEKTIF Seorang sekretaris eksekutif harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya di saat yang tepat, mampu menjabarkan kebijakan atasan dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat memperlancar jalannya perusahaan. Untuk dapat menjalankan peran penting ini, seorang sekretaris perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang aspek bisnis serta prinsip komunikasi yang efektif dalam hubungan bisnis. la pun perlu memiliki kemampuan manajerial yang memadai selaku eksekutif. Lokakarya ini dirancang secara khusus untuk menunjang profesionalitas Anda dalam tugas dan peran penting Anda dalam perusahaan. Kursus dengan gaya partisipatif ini akan menggali seluruh teknik untuk penyempurnaan efektivitas pribadi Anda sebagai seorang sekretaris. Anda akan mempelajari bagaimana menunjang pengembangan kerja Anda dalam kemampuan administratif, manajerial, interpersonal dan kerjasama serta kemampuan pengambilan keputusan. Studi kasus, kuesioner, latihan, kuliah singkat serta diskusi tentang situasi dan problem nyata, akan membekali Anda untuk menjadi sekretaris yang efektif. TUJUAN Meningkatkan keterampilan manajerial peserta agar dapat menjalankan perannya secara optimal Mengenal tugas-tugas seorang sekretaris sesuai situasi dan kondisi perusahaan / organisasi Mengenal bagaimana menangani tugas-tugas sekretaris, khususnya tugas-tugas yang bermasalah Dapat melaksanakan tugas sekretaris secara mandiri dan efisien terutama dalam penggunaan waktu dan menyusun rencana kerja berdasarkan prioritas PESERTA Para sekretaris eksekutif atau yang akan dijadikan sekretaris eksekutif Mereka yang ingin meningkatkan dedikasinya bagi perusahaan melalui tugas-tugas seperti yang dilaksanakan oleh sekretaris CAKUPAN PENDIDIKAN Peran dan fungsi sekretaris Teknik mengembangkan dan memelihara hubungan antar manusia Kepemimpinan bagi sekretaris Bekerja dalam tim dan menangani konflik Teknik meningkatkan efektivitas pribadi Orientasi karir

Posisi Sekretaris Eksekutif Dalam Manajement

MANAGEMENT FOR SECRETARY (Manajemen Bagi Sekretaris)

POSISI SEKRETARIS EKSEKUTIF DALAM MANAJEMEN Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris eksekutif tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris eksekutif harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris eksekutif dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris eksekutif yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional. SEKRETARIS EKSEKUTIF YANG EFEKTIF Seorang sekretaris eksekutif harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya di saat yang tepat, mampu menjabarkan kebijakan atasan dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat memperlancar jalannya perusahaan. Untuk dapat menjalankan peran penting ini, seorang sekretaris perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang aspek bisnis serta prinsip komunikasi yang efektif dalam hubungan bisnis. la pun perlu memiliki kemampuan manajerial yang memadai selaku eksekutif. Lokakarya ini dirancang secara khusus untuk menunjang profesionalitas Anda dalam tugas dan peran penting Anda dalam perusahaan. Kursus dengan gaya partisipatif ini akan menggali seluruh teknik untuk penyempurnaan efektivitas pribadi Anda sebagai seorang sekretaris. Anda akan mempelajari bagaimana menunjang pengembangan kerja Anda dalam kemampuan administratif, manajerial, interpersonal dan kerjasama serta kemampuan pengambilan keputusan. Studi kasus, kuesioner, latihan, kuliah singkat serta diskusi tentang situasi dan problem nyata, akan membekali Anda untuk menjadi sekretaris yang efektif. TUJUAN Meningkatkan keterampilan manajerial peserta agar dapat menjalankan perannya secara optimal Mengenal tugas-tugas seorang sekretaris sesuai situasi dan kondisi perusahaan / organisasi Mengenal bagaimana menangani tugas-tugas sekretaris, khususnya tugas-tugas yang bermasalah Dapat melaksanakan tugas sekretaris secara mandiri dan efisien terutama dalam penggunaan waktu dan menyusun rencana kerja berdasarkan prioritas PESERTA Para sekretaris eksekutif atau yang akan dijadikan sekretaris eksekutif Mereka yang ingin meningkatkan dedikasinya bagi perusahaan melalui tugas-tugas seperti yang dilaksanakan oleh sekretaris CAKUPAN PENDIDIKAN Peran dan fungsi sekretaris Teknik mengembangkan dan memelihara hubungan antar manusia Kepemimpinan bagi sekretaris Bekerja dalam tim dan menangani konflik Teknik meningkatkan efektivitas pribadi Orientasi karir

Tugas Dan Peranan Sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

· Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

· Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

· Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

· Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

· Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

· Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

· Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

· Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

· Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

· Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

· Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan

Latar Belakang Sekretaris Zaman Dahulu

Latar Belakang Sekretaris Zaman Dahulu

Dalam masyarakat Yunani-Romawi purba, ada berbagai macam sekretaris. Ada pria-pria yang menjadi sekretaris negara—pegawai negeri yang bekerja di kantor kanselir. Ada juga sekretaris publik yang menawarkan jasanya kepada warga kota di pasar. Sekretaris pribadi (sering kali adalah para budak) dipekerjakan oleh orang-orang kaya. Kemudian, ada juga teman-teman yang dengan sukarela senang menuliskan surat bagi orang-orang lain. Menurut sarjana E. Randolph Richards, keterampilan sekretaris tidak resmi ini "berkisar dari yang memiliki kemampuan minimal dalam bidang bahasa dan/atau tata cara penulisan, hingga yang paling mahir sehingga dapat dengan cepat menghasilkan surat yang akurat, tepat, serta apik".

Siapakah yang biasanya menggunakan jasa sekretaris? Pertama, orang-orang yang tidak tahu cara membaca dan menulis. Banyak kontrak dan surat bisnis di zaman purba dilengkapi dengan pernyataan sang sekretaris bahwa ia menulis dokumen tersebut dikarenakan ketidaksanggupan orang yang mempercayakan pekerjaan itu kepadanya. Alasan kedua untuk mempekerjakan seorang sekretaris digambarkan oleh sebuah surat kunoo dari Thebes, Mesir. Ditulis untuk seseorang dengan nama Asklepiades, di bagian penutupnya dikatakan, "Eumeleus, putra Herma, telah menulis bagi dia . . . karena ia agak lambat dalam menulis".

Namun, mengetahui cara membaca dan menulis tampaknya bukan merupakan faktor penentu dalam menggunakan jasa sekretaris. Menurut komentator Alkitab bernama John L. McKenzie, "kemungkinan bukan semata-mata agar mudah dibaca, tetapi sebaliknya menyangkut keindahan, atau setidak-tidaknya demi kerapian" yang menyebabkan orang-orang menggunakan jasa seorang sekretaris. Bahkan bagi kaum terpelajar, menulis merupakan hal yang melelahkan, khususnya bila naskahnya panjang dan terperinci. Sarjana J. A. Eschlimann mengatakan bahwa siapa saja yang dapat menggunakan sekretaris "dengan senang hati menghindari pekerjaan yang tidak menyenangkan ini, mempercayakannya ke tnagan budak-budak, para penulis profesional". Lagi pula, mudah untuk memaklumi mengapa orang-orang tidak begitu suka menulis sendiri bila kita mempertimbangkan alat-alat tulis dan kondisi kerjanya.

Bahan untuk menulis yang umum digunakan di abad pertama Masehi adalah papirus. Lembaran-lembaran tipis dihasilkan dari tanaman ini dengan memotong bagian tengah batang yang seperti spons secara vertikal. Lapisan berupa lembaran dibentangkan. Lapisan berikutnya diletakkan di sudut-sudut kanan lapisan yang pertama. Kedua lapisan itu disatukan dengan tekanan, jadilah sehelai "kertas".

Tidaklah mudah untuk menulis di permukaan papirus. Permukaannya kasar dan berserat. Menurut sarjana Angelo Penna, "serat yang seperti spons pada papirus berpengaruh pada penyebaran tinta, khususnya sepankjang celah-celah kecil yang tertinggal di antara lembaran-lembaran tipis". Sekretaris kemungkinan bekerja sambil duduk bersila di lantai dan memegang dengan satu tangan helai kertas yang dialasi papan. Jika ia tidak berpengalaman atau bahan yang dipakai berkualitas jelek, kalam, atau batang pena, dapat melukai papirus, akibatnya helai kertas bisa sobek, atau tulisan menjadi sulit untuk dibaca.

Tinta terbuat dari campuran jelaga dan getah. Karena dijual dalam bentuk batangan, tinta harus diencerkan dengan air dalam mangkuk tinta sebelum dapat digunakan untuk menulis. Di antara alat-alat yang kemungkinan digunakan oleh seorang sekretaris seperti Tertius adalah pisau untuk menajamkan batang pena dan spons yang lembap untuk menghapus kesalahan. Setiap huruf harus ditulis dengan hati-hati. Itulah sebabnya, penulisan berjalan dengan lambat karena kesulitan tertentu.

[sunting] Semangat Rela Berkorban Tertius

Di antara salam-salam yang disertakan pada bagian akhir surat kepada orang-orang Roma berasal dari sekretaris Paulus, yang menulis, "Aku, Tertius, yang telah menuliskan surat ini, memberikan salam kepadamu dalam Tuan". (Roma 16:22) Ini merupakan satu-satunya kesempatan dalam tulisan Paulus yang menyebutkan salah seorang sekretarisnya secara eksplisit.

Kita tidak banyak mengetahui mengenai Tertius. Dari salamnya "dalam Tuan", kita dapat menyimpulkan bahwa ia adalah seorang Kristen yang setia. Kemungkinan ia anggota dari sidang Korintus dan mengenal banyak orang Kristen di Roma. Sarjana Alkitab Giuseppe Barbaglio memperlihatkan bahwa Tertius adalah budak atau orang yang telah dimerdekakan. Mengapa? Pertama, karena "para penulis umumnya berasal dari golongan ini; di samping itu, karena nama Latinnya . . . sangat umum di kalangan budak dan orang-orang yang telah dimerdekakan". "Itulah sebabnya" kata Barbaglio, "ia bukan seorang penulis profesional yang 'netral' ia dalah rekan sekerja yang dalam hal ini membantu Paulus menyusuntulisannya yang terpanjang dan paling mudah dibaca: jasa yang berharga, sehingga waktu Paulus tidak terbuang dan Paulus juga tidak menjadi lelah".

Pekerjaan Tertius sesungguhnya merupakan pekerjaan yang berharga. Barukh melakukan pekerjaan yang serupa untuk Yeremia, sama seperti yang Silvanus lakukan bagi Petrus. (Yeremia 36:4; 1 Petrus 5:12) Sungguh suatu hak istimewa bagi seorang rekan sekerja!

[sunting] Menulis kepada Orang-Orang di Roma

Surat kepada orang-orang di Roma ditulis ketika Paulus menjadi tamu dari Gaius, kemungkinan di Korintus. Waktu itu kira-kira tahun 56 M, selama perjalanan utusan injil yang ketiga dari sang rasul. (Roma 16:23) Meskipun diketahui dengan pasti bahwa Paulus menggunakan Tertius sebagai sekretarisnya untuk menulis surat ini, namun tidak diketahui dengan tepat bagaimana Tertius digunakan. Tidak soal metode apa yang digunakan, pekerjaan itu tidak dapat dengan mudah dilakukan. Tetapi satu hal yang dapat dipastikan: Seperti bagian-bagian lain dari Alkitab, surat Paulus kepada orang-orang di Roma "diilhamkan Allah".—2 Timotius 3:16,17.

Sewaktu surat ini selesai, Tertius dan Paulus telah menulis ribuan kata, menggunakan beberapa helai papirus. Setelah direkatkan satu sama lain sepanjang marjin, helai-helai ini membentuk gulungan, kemungkinan panjangnya sekitar 3-4 meter. Surat itu digulung dan dimeterai dengan hati-hati. Maka, Paulus tampaknya mempercayakan pekerjaan tersebut kepada Febe, seorang saudari dari Kenkrea, yang akan melakukan perjalanan ke Roma.—Roma 16:1, 2.

Sejak abad pertama, metode-metode yang digunakan untuk menghasilkan bahan-bahan tertulis telah berubah secara besar-besaran. Tetapi sepanjang abad, surat kepada orang-orang Kristen di Roma telah dipelihara oleh Allah. Alangkah beryukurnya kita karena memiliki bagian dari Firman Yehuwaini, ditulis dengan bantuan Tertius, sekretaris Paulus yang setia dan suka bekerja keras dengan rela berkorban!

SEKRETARIS HANDAL

1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan …

Strategi Menjadi Sekretaris Handal

window.google_render_ad();
“Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan. Salah besar, kalau sekretaris hanya dianggap seseorang yang cuma bisa ngangkat telpon dan jadi ‘bemper’ bos, “ tutur Nunik (28), sekretaris di sebuah IT Company.
“Wah, kerja sekretaris itu nggak bisa cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyataannya, seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu jadwal dan kemauan atasan. Kalau Saya berprinsip justru jadi sekretaris membuka banyak kesempatan untuk belajar langsung dari si bos,” ungkap Lidya (27), sekretaris di sebuah perusahaan retail.
Baik Linda atau Nunik adalah sebagian dari karyawan yang sudah menyadari bahwa menjadi sekretaris itu bukanlah sebuah pekerjaan yang tidak punya orientasi karir yang menjanjikan. Walaupun begitu, tak jarang juga masih ada yang menyesal menjadi seorang sekretaris. Sepertinya : harga mati sekretaris cuma jadi asisten si bos !
Padahal perlu Anda ketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Nah, disinilah peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.Jakarta Consulting Group (JCG) menyarankan seorang sekretaris tidak hanya menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu lowongan kerja tetapi juga mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai. Selain itu, sekretaris harus bisa beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. “Jadi bukan tidak mungkin, seorang sekretaris bisa naik posisi ke assistant business development, “ujar Siska Gunawan dari JCG.
Lalu, teknik apakah yang harus dikuasai seorang karir sekretaris, untuk tidak sekedar jadi bemper bos saja ? Coba saja 3 teknik di bawah ini :
Pada bagian ini, seorang sekretaris biasanya yang paling tahu klien perusahaan dan atasannya. Ini kesempatan buat Anda dalam membantu sang atasan untuk mengembangkan network (jaringan kerja). Buatlah database klien, yang bisa mempermudah kerja Anda. Pelajari teknik komunikasi yang mempelajari karakter klien yang berbeda-beda. Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jenis komunikasi apa yang digunakan untuk orang-orang tertentu.
Institute of Company Secretaries of India menekankan pada pengajaran sekretaris yang mampu bertindak dalam situasi yang kompleks. “Seorang sekretaris harus bisa mencari akar permasalahan, karena sebenarnya dia-lah yang paling tahu perjalanan perusahaan.” Nilai lebih sekretaris adalah dia bisa mengambil keputusan dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan dan bersifat akurat. Berbeda dengan posisi lain, yang justru ‘terbelakang’ dengan permasalah yang dihadapi perusahaan. Anda bisa saja memberikan saran atau alternatif jalan keluar pada atasan, selama Anda tahu fakta permasalahan yang sebenarnya.
Seorang sekretaris sebaiknya harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya. Untuk dapat menjalankan peran ini, sekretaris perlu mempelajari kemampuan manajerial yang memadai. Yang perlu dilakukan adalah Anda membuat daftar semua pekerjaan yang akan dilakukan dan mintalah atasan memberikan persetujuan untuk daftar tersebut. Ini untuk menghindari kesalahpahaman dalam penentuan prioritas kerja antara Anda dan atasan.

MANAGEMENT FOR SECRETARY (Manajemen Bagi Sekretaris)

POSISI SEKRETARIS EKSEKUTIF DALAM MANAJEMEN

Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris eksekutif tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris eksekutif harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris eksekutif dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris eksekutif yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional.

SEKRETARIS EKSEKUTIF YANG EFEKTIF

Seorang sekretaris eksekutif harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya di saat yang tepat, mampu menjabarkan kebijakan atasan dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat memperlancar jalannya perusahaan. Untuk dapat menjalankan peran penting ini, seorang sekretaris perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang aspek bisnis serta prinsip komunikasi yang efektif dalam hubungan bisnis. la pun perlu memiliki kemampuan manajerial yang memadai selaku eksekutif.

Lokakarya ini dirancang secara khusus untuk menunjang profesionalitas Anda dalam tugas dan peran penting Anda dalam perusahaan. Kursus dengan gaya partisipatif ini akan menggali seluruh teknik untuk penyempurnaan efektivitas pribadi Anda sebagai seorang sekretaris. Anda akan mempelajari bagaimana menunjang pengembangan kerja Anda dalam kemampuan administratif, manajerial, interpersonal dan kerjasama serta kemampuan pengambilan keputusan.

Studi kasus, kuesioner, latihan, kuliah singkat serta diskusi tentang situasi dan problem nyata, akan membekali Anda untuk menjadi sekretaris yang efektif.

TUJUAN

• Meningkatkan keterampilan manajerial peserta agar dapat menjalankan perannya secara optimal
• Mengenal tugas-tugas seorang sekretaris sesuai situasi dan kondisi perusahaan / organisasi
  
• Mengenal bagaimana menangani tugas-tugas sekretaris, khususnya tugas-tugas yang bermasalah
  
• Dapat melaksanakan tugas sekretaris secara mandiri dan efisien terutama dalam penggunaan waktu dan menyusun rencana kerja berdasarkan prioritas

PESERTA

• Para sekretaris eksekutif atau yang akan dijadikan sekretaris eksekutif
• Mereka yang ingin meningkatkan dedikasinya bagi perusahaan melalui tugas-tugas seperti yang dilaksanakan oleh sekretaris

CAKUPAN PENDIDIKAN

• Peran dan fungsi sekretaris
• Teknik mengembangkan dan memelihara hubungan antar manusia
  
• Kepemimpinan bagi sekretaris
  
• Bekerja dalam tim dan menangani konflik
  
• Teknik meningkatkan efektivitas pribadi
  
• Orientasi karir

hakikat sekretaris

Tujuan Umum : Para calon Sekretari dapat memahami hakikat sekretaris sebagai langkah menjadi sekretaris yang
profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menyimpulkan dan
membuat definisi Sekretaris; (2) menyebutkan jenis-jenis sekretaris; (3) merinci
tugas-tugas sekreatris; (4) menentukan syarat-syarat menjadi sekretaris; (5)
mempraktikkan penampilan sekretaris; (6) mampu mengembangkan sikap dan
kepribadian seorang sekretaris
A. Pengertian Sekretaris
ata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang
artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia
tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam
bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda
disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang
berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya
maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers
visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related
duties that increase the effectiveness of the chief “
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang
resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna
meningkatkan efektivitas dari kepala itu)
2. H.W. Fowler dan F.G. Flower
secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and
other confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and
deal in the first intance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State
United of America and Vatican.
(a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan
tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan ntuk
melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan
dengan perusahaannya
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
3. Louis C. Nanasay and William Selden
secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties
usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the
telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records,
letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada
seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan
masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian,
K
© Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
Ilmu Sekr

peran dan tanggung jawab sekretaris

Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.

Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.

Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.

Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)

Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan