SEKRETARIS HANDAL

1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan …

Strategi Menjadi Sekretaris Handal

window.google_render_ad();
“Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan. Salah besar, kalau sekretaris hanya dianggap seseorang yang cuma bisa ngangkat telpon dan jadi ‘bemper’ bos, “ tutur Nunik (28), sekretaris di sebuah IT Company.
“Wah, kerja sekretaris itu nggak bisa cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyataannya, seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu jadwal dan kemauan atasan. Kalau Saya berprinsip justru jadi sekretaris membuka banyak kesempatan untuk belajar langsung dari si bos,” ungkap Lidya (27), sekretaris di sebuah perusahaan retail.
Baik Linda atau Nunik adalah sebagian dari karyawan yang sudah menyadari bahwa menjadi sekretaris itu bukanlah sebuah pekerjaan yang tidak punya orientasi karir yang menjanjikan. Walaupun begitu, tak jarang juga masih ada yang menyesal menjadi seorang sekretaris. Sepertinya : harga mati sekretaris cuma jadi asisten si bos !
Padahal perlu Anda ketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Nah, disinilah peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.Jakarta Consulting Group (JCG) menyarankan seorang sekretaris tidak hanya menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu lowongan kerja tetapi juga mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai. Selain itu, sekretaris harus bisa beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. “Jadi bukan tidak mungkin, seorang sekretaris bisa naik posisi ke assistant business development, “ujar Siska Gunawan dari JCG.
Lalu, teknik apakah yang harus dikuasai seorang karir sekretaris, untuk tidak sekedar jadi bemper bos saja ? Coba saja 3 teknik di bawah ini :
Pada bagian ini, seorang sekretaris biasanya yang paling tahu klien perusahaan dan atasannya. Ini kesempatan buat Anda dalam membantu sang atasan untuk mengembangkan network (jaringan kerja). Buatlah database klien, yang bisa mempermudah kerja Anda. Pelajari teknik komunikasi yang mempelajari karakter klien yang berbeda-beda. Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jenis komunikasi apa yang digunakan untuk orang-orang tertentu.
Institute of Company Secretaries of India menekankan pada pengajaran sekretaris yang mampu bertindak dalam situasi yang kompleks. “Seorang sekretaris harus bisa mencari akar permasalahan, karena sebenarnya dia-lah yang paling tahu perjalanan perusahaan.” Nilai lebih sekretaris adalah dia bisa mengambil keputusan dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan dan bersifat akurat. Berbeda dengan posisi lain, yang justru ‘terbelakang’ dengan permasalah yang dihadapi perusahaan. Anda bisa saja memberikan saran atau alternatif jalan keluar pada atasan, selama Anda tahu fakta permasalahan yang sebenarnya.
Seorang sekretaris sebaiknya harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya. Untuk dapat menjalankan peran ini, sekretaris perlu mempelajari kemampuan manajerial yang memadai. Yang perlu dilakukan adalah Anda membuat daftar semua pekerjaan yang akan dilakukan dan mintalah atasan memberikan persetujuan untuk daftar tersebut. Ini untuk menghindari kesalahpahaman dalam penentuan prioritas kerja antara Anda dan atasan.

MANAGEMENT FOR SECRETARY (Manajemen Bagi Sekretaris)

POSISI SEKRETARIS EKSEKUTIF DALAM MANAJEMEN

Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris eksekutif tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih dari itu, seorang sekretaris eksekutif harus mampu mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif merupakan kewajiban dari seorang sekretaris eksekutif dan menuntut kemampuan yang memadai. Seorang sekretaris eksekutif yang profesional sangat berperan dalam pencapaian sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas daripada keterampilan operasional.

SEKRETARIS EKSEKUTIF YANG EFEKTIF

Seorang sekretaris eksekutif harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya di saat yang tepat, mampu menjabarkan kebijakan atasan dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga dapat memperlancar jalannya perusahaan. Untuk dapat menjalankan peran penting ini, seorang sekretaris perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang aspek bisnis serta prinsip komunikasi yang efektif dalam hubungan bisnis. la pun perlu memiliki kemampuan manajerial yang memadai selaku eksekutif.

Lokakarya ini dirancang secara khusus untuk menunjang profesionalitas Anda dalam tugas dan peran penting Anda dalam perusahaan. Kursus dengan gaya partisipatif ini akan menggali seluruh teknik untuk penyempurnaan efektivitas pribadi Anda sebagai seorang sekretaris. Anda akan mempelajari bagaimana menunjang pengembangan kerja Anda dalam kemampuan administratif, manajerial, interpersonal dan kerjasama serta kemampuan pengambilan keputusan.

Studi kasus, kuesioner, latihan, kuliah singkat serta diskusi tentang situasi dan problem nyata, akan membekali Anda untuk menjadi sekretaris yang efektif.

TUJUAN

• Meningkatkan keterampilan manajerial peserta agar dapat menjalankan perannya secara optimal
• Mengenal tugas-tugas seorang sekretaris sesuai situasi dan kondisi perusahaan / organisasi
  
• Mengenal bagaimana menangani tugas-tugas sekretaris, khususnya tugas-tugas yang bermasalah
  
• Dapat melaksanakan tugas sekretaris secara mandiri dan efisien terutama dalam penggunaan waktu dan menyusun rencana kerja berdasarkan prioritas

PESERTA

• Para sekretaris eksekutif atau yang akan dijadikan sekretaris eksekutif
• Mereka yang ingin meningkatkan dedikasinya bagi perusahaan melalui tugas-tugas seperti yang dilaksanakan oleh sekretaris

CAKUPAN PENDIDIKAN

• Peran dan fungsi sekretaris
• Teknik mengembangkan dan memelihara hubungan antar manusia
  
• Kepemimpinan bagi sekretaris
  
• Bekerja dalam tim dan menangani konflik
  
• Teknik meningkatkan efektivitas pribadi
  
• Orientasi karir

hakikat sekretaris

Tujuan Umum : Para calon Sekretari dapat memahami hakikat sekretaris sebagai langkah menjadi sekretaris yang
profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menyimpulkan dan
membuat definisi Sekretaris; (2) menyebutkan jenis-jenis sekretaris; (3) merinci
tugas-tugas sekreatris; (4) menentukan syarat-syarat menjadi sekretaris; (5)
mempraktikkan penampilan sekretaris; (6) mampu mengembangkan sikap dan
kepribadian seorang sekretaris
A. Pengertian Sekretaris
ata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang
artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia
tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam
bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda
disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang
berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya
maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers
visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related
duties that increase the effectiveness of the chief “
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang
resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna
meningkatkan efektivitas dari kepala itu)
2. H.W. Fowler dan F.G. Flower
secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and
other confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and
deal in the first intance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State
United of America and Vatican.
(a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan
tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan ntuk
melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan
dengan perusahaannya
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
3. Louis C. Nanasay and William Selden
secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties
usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the
telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records,
letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada
seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan
masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian,
K
© Hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
Ilmu Sekr

peran dan tanggung jawab sekretaris

Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.

Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.

Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.

Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)

Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan